國教署所轄學校資安、個資事件頻傳,重申教育部「學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項」

(一)因近期本署所轄學校使用資通系統或雲端資通服務(如Google表單等問卷調查服務)不慎致生資安、個資事件,
請轉知貴校人員於處理個資相關業務時,務必遵守個人資料保護法相關規定,並參酌依上開函及旨揭注意事項辦
理;尤以Google表單公佈前應確實做好相關設定檢查(建立檢查不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」等機
制,詳https://sites.google.com/email.nchu.edu.tw/gform),並實際操作測試,確認無誤後再行發布。

(二)鑒於學校使用雲端資通服務(如Google表單等)蒐集個人資料時,可能因設定不當而增加個資外洩及資安風險,請各
校使用資通系統或雲端資通服務蒐集教職員、學生及家長個人資料者,應注意旨揭事項,以「最小化」為原則,降
低風險,並請各校主管機關加強宣導並督導所轄學校。
(三)另提醒教職員工在處理個人資料時,應注意以下法規:
1.個人資料保護法第28條第1項「公務機關違反個人資料保護法規定,致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他
侵害當事人權利者,負損害賠償責任。」
2.個人資料保護法第41條第1項「違反個人資料保護法有關特種資料的蒐集、處理或利用規定,足生損害於他人
者,處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣二十萬元以下罰金。」

學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項
一、教育部為保護教職員、學生、家長之權益,特訂定學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項(以下簡稱本注意事項)。
二、各級學校為行政目的使用資通系統或服務蒐集教職員、學生、家長之個人資料者,應遵循個人資料保護法相關規定並參酌本注意事項辦理。但各直轄市、縣(市)政府另有規定者,其所轄學校從其規定。
三、學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務(如 Google 表單、Microsoft Forms 等問卷調查服務)涉及蒐集個人資料者,應注意下列事項:
(一)資料蒐集最小化:僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要之個人資料,處理及利用時,不得逾越特定目的之必要範圍,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
(二)存取控制:應注意檔案存取權限設定,應採最小權限原則,僅允許使用者依目的,指派任務所需之最小授權存取。
(三)使用雲端資通服務者,應詳閱設定內容,不宜使用者共同編輯個人資料檔案清冊,並應注意避免設定允許顯示其他使用者作答內容(如 Google 表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」),避免使用者能瀏覽其他使用者資料,造成個人資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查,並實際操作測試,確認無誤後再行發布。
(四)傳輸之機密性:網路傳輸應採用網站安全傳輸通訊協定(HTTPS)加密傳輸,並使用 TLS 1.2 以上版本傳輸。
(五)資料儲存安全:如涉及蒐集個人資料保護法第 6 條之個人資料或其他敏感個人資料,應以加密方式儲存。
(六)應訂定個人資料保存期限,並於期限或業務終止後將蒐集之個人資料予以刪除或銷毀,避免個人資料外洩。
四、各校或其主管機關得依本注意事項,訂定各校相關作業流程規定。